当前位置:首页>网络教程>其他教程>wps邮件合并功能怎么操作(wps邮件合并的基本操作步骤)

wps邮件合并功能怎么操作(wps邮件合并的基本操作步骤)

如果你问我,在 WPS 中,被大家忽略的强大功能是哪一个? 那我100%会告诉你,是:邮件合...

如果你问我,在 WPS 中,被大家忽略的强大功能是哪一个?

那我100%会告诉你,是:邮件合并。这个功能的超高效率,不得不让小编我心甘情愿献上膝盖。

wps邮件合并功能怎么操作(wps邮件合并的基本操作步骤)

所以不管你有没有听过,今天我都要给你们安利这个功能。

01 什么是「邮件合并」?

听到「邮件」这个词,一定不要轻易觉得离我们很远、认为它是个十分小众的存在。

在WPS中,「邮件合并」是指可以实现批量、且按指定格式生成多份统一样式文档,并可使用邮件批量处理的功能。

wps邮件合并功能怎么操作(wps邮件合并的基本操作步骤)

简而言之,它主要由一份共有内容的主文档、一份有着变化信息的数据源表格组成,能将变化的信息自动批量导入主文档中。

举个例子:

通过「邮件合并」功能,你可以在WPS中,将左边的邀请名单表格的每个不同姓名、公司,自动导入右边的邀请函文档的红色位置中。

wps邮件合并功能怎么操作(wps邮件合并的基本操作步骤)

有了它,WPS便能直接在整个过程中,自动批量将每个邀请名单生成对应的正式邀请函文档。

接着,我们便可直接对邀请函进行打印、发邮件等等。全程无需人工重复录入姓名和公司,告别了以往的繁琐低效。

wps邮件合并功能怎么操作(wps邮件合并的基本操作步骤)

毫不夸张说,「邮件合并」功能可以让你1键生成1000份相同样式的文档。

而凭借它「高效批量」的特性,我们其实还可以将它用于工资条、工作牌、成绩单、准考证等批量制作的场景。

02 如何正确使用「邮件合并」?

在使用之前,记得更新至WPS 2019最新版本。否则界面、操作将会略有不同。

本教程仅适用平台:Windows。

❶ 第一步:文件准备

准备两份文件,分别是:一份数据源(即记录变量信息的表格);一份主文档(即统一样式的文档)。

以前面提到的邀请函制作为例,我们需要准备一份邀请名单表格(数据源)、一份邀请函文档(主文档)。

注意:表格需保存格式为xls。

wps邮件合并功能怎么操作(wps邮件合并的基本操作步骤)

❷ 第二步:打开主文档,添加数据源

首先,在WPS中,打开统一样式的主文档。

以前面提到的邀请函制作为例,我们需要打开的是:邀请函文档(主文档)。

打开完成后,我们点击选项卡中的「引用—邮件」,选择「打开数据源」。

以邀请函为例,我们需要选择邀请名单表格文件。

wps邮件合并功能怎么操作(wps邮件合并的基本操作步骤)

❸ 第三步:插入合并域

选择数据源之后,点击收件人勾选所需的内容。

接着,我们就可以在主文档位置需要填写的位置中,点击「插入合并域」即可。

以我们的邀请函制作为例,在姓名、公司的位置中点击「插入合并域」,便可将邀请名单表格的数据导入到邀请函主文档中。

高效办公必备:WPS一键搞定1000份文档

❹ 第四步:查看合并数据

插入合并域完成后,即意味着将数据源导入到主文档的指定位置中。

以邀请函为例,即代表着我们将邀请名单表格中关键的姓名、公司名称,成功导入到邀请函文档中。

点击「查看合并数据」,即可查看批量生成的邀请函,点击「上一条、下一条」即可逐个预览。

高效办公必备:WPS一键搞定1000份文档

❺ 第五步:合并处理

预览确认无误后,我们便可按需选择以下4种操作:

合并到新文档

合并到不同新文档

合并到打印机

合并到电子邮件

wps邮件合并功能怎么操作(wps邮件合并的基本操作步骤)

前面两种即代表生成统一或独立的文档;后两者则代表着进行打印、邮件发出的进阶处理操作。

最后,我们总结下。

「邮件合并」是一个强大的数据管理功能,适用于需要大量处理统一格式文档的场景,包括但不限于工资条、工牌、准考证、信息表等等。

帮助你告别一个个复制粘贴、一份份制作的耗时耗力,让你真正意识到电子文档高效的强大功能。

wps邮件合并功能怎么操作(wps邮件合并的基本操作步骤)

更多游戏,学习资料获取

扫码关注公众号,回复  木木博客  获取资料

给TA打赏
共{{data.count}}人
人已打赏
其他教程网络教程

wps怎么设置稿纸格式(wps稿纸格式在哪里)

2022-7-19 12:27:54

其他教程网络教程

word中常用的函数有哪几种(盘点Word超常用的四种函数公式)

2022-7-19 12:29:05

0 条回复 A文章作者 M管理员
    暂无讨论,说说你的看法吧
个人中心
购物车
优惠劵
今日签到
有新私信 私信列表
搜索